Trabajar a distancia tiene muchas ventajas para los trabajadores y los contratantes, pero también ha aumentado las posibilidades de tener una brecha de datos o de seguridad. Por eso, como propietario de una empresa, es importante mantenerla segura.
El trabajo a distancia ofrece a los empresarios la ventaja de emplear a los mejores talentos para los puestos de trabajo sin importar la ubicación geográfica o las fronteras, a la vez que facilita el ahorro de espacio de oficina y otras cosas.
Sin embargo, la información o los datos pueden verse fácilmente comprometidos con el trabajo a distancia porque da acceso a un tercero al que el propietario de la empresa sólo ha conocido virtualmente.
Por ello, tanto los trabajadores como los propietarios de la empresa tienen una responsabilidad compartida a la hora de garantizar la seguridad de la empresa, y esto puede lograrse cuando el propietario de la empresa informa a sus trabajadores a distancia sobre la seguridad de la empresa y cómo puede protegerse.
Entonces, ¿cómo se puede gestionar la seguridad de la empresa mientras los trabajadores trabajan a distancia?
Educar a los trabajadores
La mayoría de los trabajadores no tienen ni idea de que hacer una empresa segura implica proteger los datos y la información de la empresa del acceso de personas ajenas. Esto significa que la seguridad de los datos tiene que ser una prioridad y es responsabilidad también de los trabajadores..
La ciberseguridad es muy importante en una empresa y la mayoría de los trabajadores pueden sentirse despreocupados por ella, especialmente cuando son trabajadores a distancia, por eso es necesario educar a los empleados.
Educarles sobre qué hacer y qué no hacer para garantizar la ciberseguridad es el camino a seguir. Aconsejarles que no abran carpetas de spam ni hagan clic en enlaces sospechosos ayudará a reducir el riesgo o la posibilidad de ser hackeado.
El método más sencillo que adoptan los empresarios para educar a sus empleados es pedirles que firmen un documento de política en el que se detalle todo lo relativo a la ciberseguridad, la protección de datos y la forma de compartirlos.
Este método ha sido muy eficaz para garantizar que los trabajadores, aunque sean remotos, tengan interés en que la empresa esté segura, ya que pueden incumplir el documento normativo que firmaron si no siguen los pasos necesarios para mantener los datos seguros.
La formación de los trabajadores a distancia puede parecer larga o costosa, pero es necesaria para la empresa a largo plazo.
Autenticación de dos factores
La mayoría de las plataformas de redes sociales ofrecen el uso de la autenticación de dos factores cuando una persona quiere iniciar sesión en su cuenta utilizando un navegador o dispositivo diferente.
With two-factor authentication, a code is usually sent by SMS providers as an SMS to a phone number or to an email to confirm identity before logging in after imputing a name and password. So, if you want to secure your activities better, consider using a phone validator to define whether the number is correct or not.
Lo mismo debería aplicarse a una empresa para mantenerla segura. Da tranquilidad tanto al propietario como al trabajador saber que existe una seguridad adicional para evitar el registro y el acceso a los datos de la empresa.
Las empresas que disponen de recursos utilizan la autenticación multifactor que no sólo pide el código sino el reconocimiento biométrico, de retina o de voz antes del acceso.
Cuidado antes de responder:
Besides, remote workers should be aware of clicking unknown links and opening random site. A user can click on a padlock to check which SSL certificate is there. If a website runs on multiple subdomains then, there should be a wildcard SSL certificate like RapidSSL wildcard, Thawte Wildcard SSL or any other cert is used by most businesses to keep their web presence secured. In case you have an eCommerce business, you can invest in reliable eCommerce hosting that provides security features, including free SSL certificates. They should also use SSL monitoring to check for the validity of their certificates.
Seguridad de las conexiones a Internet
Los trabajadores remotos o autónomos eligen el trabajo a distancia por la flexibilidad que les ofrece. Trabajar desde cualquier lugar, ya sea en casa, en una cafetería, en un parque, etc., es lo que más les gusta a los trabajadores remotos.
Sin embargo, el uso de una red Wi-Fi que no sea segura puede exponer los datos de las empresas a una violación por parte de terceros. Por eso es necesario educar a los trabajadores y aconsejarles que utilicen una red privada virtual (VPN) antes de usar una red Wi-Fi pública.
Using the best VPN helps keep a business secure while putting a remote worker’s mind at ease because the internet traffic he or she is using will be encrypted which makes it difficult for the company’s data to be tampered with.
Además, disponer de directrices sobre cómo debe utilizarse la WIFI pública ayudará a que los trabajadores sigan las normas y evitará que utilicen una conexión a Internet que pueda poner en peligro la empresa.
Si algunos documentos son tan importantes que incluso con las VPNs es un alto riesgo acceder a ellos, entonces los trabajadores remotos deben ser instruidos para no abrirlos mientras usan una Wi-Fi pública.
Utilizar contraseñas variadas
La mayoría de la gente utiliza una sola contraseña para entrar en todos los programas o sitios que desea, lo que no debe fomentarse si quiere que su negocio sea seguro.
Como propietarios de empresas, los trabajadores remotos deben ser informados sobre el beneficio de utilizar contraseñas variadas para que los datos de la empresa estén protegidos.
Cuando se utilizan contraseñas fuertes y variadas, es difícil que terceros tengan acceso a los datos de la empresa. Una contraseña fuerte suele tener mayúsculas, un mínimo de un carácter especial y debe tener hasta 8 caracteres.
Algunas empresas utilizan un gestor de contraseñas que crea aleatoriamente contraseñas fuertes y variadas para sus usuarios, al tiempo que mantiene esas contraseñas seguras y fáciles de recordar.
Por otra parte, para mantener la seguridad de la información y de la empresa, se debe cambiar con frecuencia las contraseñas y asegurarse de que sólo se da acceso a información específica en función de lo que el trabajador esté manejando.
Utiliza un software útil
Para garantizar la seguridad de una empresa, los trabajadores deben tener instalados en sus dispositivos programas antivirus, antimalware y cortafuegos para proteger los datos de la empresa.
Companies use services of UCaas vendors enable the communication between company and remote workers. And, it is the responsibility of business owners to advise and also ensure that this software is used and also provide help where needed to the remote workers to ensure they comply.
Los trabajadores remotos pueden no estar interesados en mantener sus dispositivos protegidos cuando son conscientes de que la empresa ya tiene SSL como dominio único, multidominio, comodín como Thawte Wildcard SSL. Pero proteger la empresa es un deber y una responsabilidad de todos.
Reflexiones finales
Contar con trabajadores a distancia es muy ventajoso porque ahorra dinero y también permite acceder a personas de gran talento y cualificación sin importar la barrera geográfica.
Sin embargo, es aconsejable asegurarse de que su negocio es seguro incluso cuando trabaja con un equipo remoto si quiere que su negocio permanezca durante mucho tiempo. Por eso, aplicar los pasos que se han dado resultará útil.
El trabajo a distancia no debe ser perjudicial para el crecimiento de una empresa y la protección de la información o los datos de la misma. Por lo tanto, todos deben contribuir a garantizar la seguridad de la empresa.
James es el jefe de marketing de Tamoco
