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Cómo mantener la seguridad de su empresa mientras trabaja a distancia

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Cómo mantener la seguridad de su empresa mientras trabaja a distancia

19 de mayo de 2022

Última actualización: 8 de junio de 2022 por James Ewen

Trabajar a distancia tiene muchas ventajas para los trabajadores y los contratantes, pero también ha aumentado las posibilidades de tener una brecha de datos o de seguridad. Por eso, como propietario de una empresa, es importante mantenerla segura.

El trabajo a distancia ofrece a los empresarios la ventaja de emplear a los mejores talentos para los puestos de trabajo sin importar la ubicación geográfica o las fronteras, a la vez que facilita el ahorro de espacio de oficina y otras cosas.

Sin embargo, la información o los datos pueden verse fácilmente comprometidos con el trabajo a distancia porque da acceso a un tercero al que el propietario de la empresa sólo ha conocido virtualmente.

Por ello, tanto los trabajadores como los propietarios de la empresa tienen una responsabilidad compartida a la hora de garantizar la seguridad de la empresa, y esto puede lograrse cuando el propietario de la empresa informa a sus trabajadores a distancia sobre la seguridad de la empresa y cómo puede protegerse.

Entonces, ¿cómo se puede gestionar la seguridad de la empresa mientras los trabajadores trabajan a distancia?

 

Educar a los trabajadores

La mayoría de los trabajadores no tienen ni idea de que hacer una empresa segura implica proteger los datos y la información de la empresa del acceso de personas ajenas. Esto significa que la seguridad de los datos tiene que ser una prioridad y es responsabilidad también de los trabajadores..

La ciberseguridad es muy importante en una empresa y la mayoría de los trabajadores pueden sentirse despreocupados por ella, especialmente cuando son trabajadores a distancia, por eso es necesario educar a los empleados.

Educarles sobre qué hacer y qué no hacer para garantizar la ciberseguridad es el camino a seguir. Aconsejarles que no abran carpetas de spam ni hagan clic en enlaces sospechosos ayudará a reducir el riesgo o la posibilidad de ser hackeado.

El método más sencillo que adoptan los empresarios para educar a sus empleados es pedirles que firmen un documento de política en el que se detalle todo lo relativo a la ciberseguridad, la protección de datos y la forma de compartirlos.

Este método ha sido muy eficaz para garantizar que los trabajadores, aunque sean remotos, tengan interés en que la empresa esté segura, ya que pueden incumplir el documento normativo que firmaron si no siguen los pasos necesarios para mantener los datos seguros.

La formación de los trabajadores a distancia puede parecer larga o costosa, pero es necesaria para la empresa a largo plazo.

 

Autenticación de dos factores

La mayoría de las plataformas de redes sociales ofrecen el uso de la autenticación de dos factores cuando una persona quiere iniciar sesión en su cuenta utilizando un navegador o dispositivo diferente.

Con la autenticación de dos factores, se suele enviar un código en forma de SMS a un número de teléfono o a un correo electrónico para confirmar la identidad antes de iniciar la sesión tras imputar un nombre y una contraseña.

Lo mismo debería aplicarse a una empresa para mantenerla segura. Da tranquilidad tanto al propietario como al trabajador saber que existe una seguridad adicional para evitar el registro y el acceso a los datos de la empresa.

Las empresas que disponen de recursos utilizan la autenticación multifactor que no sólo pide el código sino el reconocimiento biométrico, de retina o de voz antes del acceso. 

 

Cuidado antes de responder:

Además, los trabajadores remotos deben ser conscientes de hacer clic en enlaces desconocidos y de abrir sitios aleatorios. Un usuario puede hacer clic en un candado para comprobar qué certificado SSL existe. Si un sitio web se ejecuta en varios subdominios, debería haber un certificado SSL comodín como RapidSSL wildcard, Thawte Wildcard SSL o cualquier otro cert es utilizado por la mayoría de las empresas para mantener su presencia en la web segura.

 

Seguridad de las conexiones a Internet

Los trabajadores remotos o autónomos eligen el trabajo a distancia por la flexibilidad que les ofrece. Trabajar desde cualquier lugar, ya sea en casa, en una cafetería, en un parque, etc., es lo que más les gusta a los trabajadores remotos.

Sin embargo, el uso de una red Wi-Fi que no sea segura puede exponer los datos de las empresas a una violación por parte de terceros. Por eso es necesario educar a los trabajadores y aconsejarles que utilicen una red privada virtual (VPN) antes de usar una red Wi-Fi pública.

El uso de VPNs ayuda a mantener la seguridad de una empresa y a la vez a tranquilizar a los trabajadores remotos, ya que el tráfico de Internet que utilizan estará encriptado, lo que dificulta la manipulación de los datos de la empresa.

Además, disponer de directrices sobre cómo debe utilizarse la WIFI pública ayudará a que los trabajadores sigan las normas y evitará que utilicen una conexión a Internet que pueda poner en peligro la empresa. 

Si algunos documentos son tan importantes que incluso con las VPNs es un alto riesgo acceder a ellos, entonces los trabajadores remotos deben ser instruidos para no abrirlos mientras usan una Wi-Fi pública.

 

Utilizar contraseñas variadas

La mayoría de la gente utiliza una sola contraseña para entrar en todos los programas o sitios que desea, lo que no debe fomentarse si quiere que su negocio sea seguro.

Como propietarios de empresas, los trabajadores remotos deben ser informados sobre el beneficio de utilizar contraseñas variadas para que los datos de la empresa estén protegidos.

Cuando se utilizan contraseñas fuertes y variadas, es difícil que terceros tengan acceso a los datos de la empresa. Una contraseña fuerte suele tener mayúsculas, un mínimo de un carácter especial y debe tener hasta 8 caracteres.

Algunas empresas utilizan un gestor de contraseñas que crea aleatoriamente contraseñas fuertes y variadas para sus usuarios, al tiempo que mantiene esas contraseñas seguras y fáciles de recordar.

Por otra parte, para mantener la seguridad de la información y de la empresa, se debe cambiar con frecuencia las contraseñas y asegurarse de que sólo se da acceso a información específica en función de lo que el trabajador esté manejando.

 

Utiliza un software útil

Para garantizar la seguridad de una empresa, los trabajadores deben tener instalados en sus dispositivos programas antivirus, antimalware y cortafuegos para proteger los datos de la empresa.

Es responsabilidad de los propietarios de las empresas asesorar y garantizar el uso de este software, así como proporcionar ayuda a los trabajadores a distancia cuando sea necesario para garantizar su cumplimiento.

Los trabajadores remotos pueden no estar interesados en mantener sus dispositivos protegidos cuando son conscientes de que la empresa ya tiene SSL como dominio único, multidominio, comodín como Thawte Wildcard SSL. Pero proteger la empresa es un deber y una responsabilidad de todos.

 

Reflexiones finales

Contar con trabajadores a distancia es muy ventajoso porque ahorra dinero y también permite acceder a personas de gran talento y cualificación sin importar la barrera geográfica.

Sin embargo, es aconsejable asegurarse de que su negocio es seguro incluso cuando trabaja con un equipo remoto si quiere que su negocio permanezca durante mucho tiempo. Por eso, aplicar los pasos que se han dado resultará útil.

El trabajo a distancia no debe ser perjudicial para el crecimiento de una empresa y la protección de la información o los datos de la misma. Por lo tanto, todos deben contribuir a garantizar la seguridad de la empresa.

 

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