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Incorporación de empleados a distancia: Guía sencilla y eficaz

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Incorporación de empleados a distancia: Guía sencilla y eficaz

29 de julio de 2021

Última actualización el 1 de julio de 2022 por James Ewen

Cada empresa ofrece una experiencia única a sus empleados, pero desde que el trabajo desde casa se ha convertido en la norma, cada vez más personas han empezado a experimentar los mismos problemas. En esta sencilla guía, te explicaremos cómo replantear tu proceso de incorporación y darle forma para que se adapte mejor a los empleados remotos

En primer lugar, profundicemos en el proceso de contratación de un empleado a distancia para ver cómo puede configurar su proceso de contratación para atraer a trabajadores que prosperen en un entorno doméstico. 

 

Cómo contratar empleados a distancia

Hemos experimentado el mayor cambio hacia el trabajo a distancia de la historia. En el pasado, el trabajo remoto aparecía sobre todo en la economía de los gigas, pero ha cambiado drásticamente en los últimos tiempos debido al rápido desarrollo de la tecnología y a la pandemia mundial. Aunque hay empresas que llevan ventaja, porque llevan años practicando este tipo de trabajo, no te preocupes. Nuestra sencilla guía le explicará todos los entresijos del trabajo a distancia y las mejores formas de incorporar a los nuevos empleados. 

Eltrabajo a distancia proporciona un tipo especial de libertad a los empleados que quieren organizar su jornada laboral para que se adapte mejor a su horario, en lugar del horario corporativo de 9 a 5. Al ver que los empleados tienen que compaginar su vida privada, su familia y otras responsabilidades con el trabajo, es fácil entender por qué eligen trabajar desde casa. 

Con cada vez más empresas que comprenden los beneficios de trabajar a distancia, es importante entender las diferencias en contratación empleados a distancia.

Tener una reunión en persona con un nuevo empleado ya le da una gran cantidad de información sobre usted y su empresa. Pueden ver las oficinas, los otros empleados (la forma en que interactúas con ellos) y tu sala de reuniones. 

Todas estas cosas les proporcionan pistas de contexto, lo que les lleva a hacer conjeturas sobre la cultura de la empresa y la satisfacción de los empleados. Cuando se contrata a empleados a distancia, toda esa información falta en la conversación. 

Por eso debes ser muy claro con todos los candidatos desde el principio. Redacte una lista de trabajo orientada específicamente a los empleados remotos y asegúrese de incluir una descripción de los valores y objetivos de su empresa. valores y objetivos de su empresa.

Enlaza los blogs que puedas tener que hablen de estos temas en tu anuncio para proporcionar a la gente todo el espectro de información. Una vez que hayas seleccionado a los candidatos para las entrevistas, asegúrate de sacar el tema del trabajo desde casa y explicar lo que significa para tu empresa. 

Sería útil que supieran a qué hora suelen empezar a trabajar los miembros de su equipo y cómo funciona la comunicación en toda la empresa. ¿Tienen que responder a todos los mensajes o llamadas telefónicas en cuanto los reciben, o practican la comunicación asíncrona o el uso del sistema IVR?

Mientras preparas las preguntas para tu entrevista, recuerda que algunos trabajadores acaban de entrar en el campo laboral y no tienen ninguna experiencia de oficina. Eso significa que tienes que educarles en cultura empresarialincluso si van a trabajar exclusivamente desde casa.

Ahora que hemos cubierto su parte de la ecuación, vamos a profundizar en el tipo de empleados que se esfuerzan en un entorno remoto. 

Los trabajadores a distancia deben tener el mismo conjunto de aptitudes que el resto de los empleados, pero también deben estar motivados y ser excelentes para organizar su carga de trabajo por sí mismos. Tienen que ser lo suficientemente organizados como para cumplir plazos ajustados sin afectar a sus horarios de sueño para llevar una vida productiva en el trabajo. También tienen que ser capaces de comunicar con los miembros de su equipo de manera eficiente, a través de diferentes herramientas.

Esto puede ser difícil para algunas personas porque no pueden leer las señales faciales y el tono a través de los mensajes de texto, por lo que algunas cosas pueden perderse en la traducción. Por eso es importante llevar a los posibles miembros del equipo a las entrevistas y pedirles su opinión sobre los posibles candidatos. 

Para garantizar la seguridad del trabajo a distancia, proporcióneles algunos consejos sobre cómo asegurar el dispositivo y proteger su privacidad en línea.

 

Dar información esencial y acceso

Cuando contrates a nuevos miembros del equipo, dales la bienvenida a la empresa con un paquete. Si vas a asegurar el equipo de trabajo, envíales una nota de bienvenida en la que expreses tu aprecio por ellos y esperes una gran relación comercial. 

En caso de que no les envíes ningún equipo, escríbeles un correo electrónico de bienvenida. Empieza con una breve presentación de tu equipo, una descripción de su primera semana y algunos consejos para que su oficina en casa sea cómoda y esté libre de cualquier distracción. 

Cuando instalen su equipo, comparta el acceso a sus las diferentes herramientas que necesitarán y toda la información que consideres necesaria. Una vez que se hayan instalado, invítales a su primera llamada de incorporación y preséntales a todos los miembros del equipo y los proyectos en los que trabajarán.

 

Comience con un plan de 2 semanas

Conseguir que sus nuevos empleados se instalen es un primer paso importante, pero no olvide que la incorporación es un proceso y no algo único. 

Si ha contratado exclusivamente a empleados que trabajaban en la oficina antes, reevalúe su proceso de incorporación existente. El hecho de que no esté físicamente cerca de sus nuevos empleados no significa que deba desechar las antiguas prácticas. Al fin y al cabo, el objetivo final es el mismo: asegurarse de que los nuevos empleados se familiarizan con la cultura y los valores de la empresa y se sienten cómodos en su equipo. 

Averigüe qué pasos de su proceso de incorporación no tienen sentido en el entorno digital e intente sustituirlos por actividades remotas pero actividades de seguimiento.

Empieza asignando a tus nuevos empleados una tarea sencilla y asegúrate de comprobar sus progresos. Facilita los procesos y flujos de trabajo complejos con vídeos explicativos para que entiendan cómo funcionan las cosas. Una vez que terminen su tarea, no la revises inmediatamente, pero deja que escuchen algunas de tus presentaciones que presenten a los clientes y los proyectos en los que trabajarán. 

Durante esta reunión, repasa sus funciones y tareas para cada proyecto y asegúrate de darles instrucciones claras sobre cómo asumir las responsabilidades de los empleados actuales, así como sobre cómo abrir la comunicación con los clientes. Incluso puedes hacer vídeos animados sobre los procedimientos clave del flujo de trabajo en la empresa antes de asignar las primeras tareas a los nuevos contratados. 

Así evitará una alta tasa de rotación, ya que las investigaciones muestran que 44% de los nuevos contratados que se marchan antes de 6 meses lo hacen por la falta de claridad en las directrices de su función.

Tras la reunión, dales la oportunidad de reescribir su primera tarea para que se ajuste más a las expectativas de tu empresa y de tus clientes. 

Asegúrate de comprobarlo en privado después de estos pasos y dales una opinión sobre su trabajo. 

 

Cómo elegir el primer gran proyecto

El primer gran proyecto debe ser algo que implique la colaboración entre equipos y un enfoque ágil para gestionar los proyectos en general. Un proyecto de este tipo garantiza que el nuevo empleado se comunique y trabaje con otros miembros del equipo, lo que le ayudará a aprender las responsabilidades de los demás y a crear camaradería en el espacio digital. 

Un proyecto que les obligue a trabajar con otros no sólo demuestra lo buenos jugadores de equipo que son, sino que también les ayuda a descubrir el funcionamiento interno de su empresa. El objetivo final es que trabajen juntos y salven las distancias entre ellos provocadas por la geografía, la cultura, etc. 

 

Presentar al equipo

Ya hemos mencionado que hay que presentar al equipo a través de una llamada de Zoom (o cualquier otra herramienta que elijas), pero recuerda que esto debe ser algo periódico. Organiza una reunión semanal en la que hablarás de los progresos realizados en los distintos proyectos, de las novedades de la empresa y tendrás la oportunidad de familiarizarte más con el equipo.

Mientras tanto, conecte a todo su equipo en una aplicación de chat para equipos remotos, como Slack o sus alternativaspara que puedan discutir cosas, hacerse preguntas entre ellos y ponerse al día cuando lo necesiten.

Conocer sus responsabilidades laborales y conocerlos como personas son dos cosas diferentes. Dado que tus trabajadores remotos no tienen la oportunidad de ponerse al día en la nevera, tienes que recrear esos momentos espontáneos para ellos. 

Se trata de un proceso más largo, pero merecerá la pena una vez que veas que se apoyan los unos en los otros y que avisan a los miembros de su equipo cuando necesitan ayuda o una prórroga del plazo. 

 

Regístrese con regularidad 

Realizar comprobaciones periódicas le permite saber cómo progresan sus nuevas contrataciones, así como qué opina el equipo de sus nuevos compañeros. La satisfacción de los empleados es la mejor evaluación de su proceso de incorporaciónasí que asegúrese de escuchar y hacer cambios si es necesario.

Además de consultar a tus empleados en privado, asegúrate de dejar tiempo en tus reuniones semanales para preguntas y sugerencias. Si no recibe ninguna crítica constructiva, envíe cuestionarios anónimos y deje que sus empleados escriban sus quejas. 

A nadie le gusta pasar tiempo con sus compañeros fuera del trabajo, así que no fuerces ninguna hora feliz de Zoom ni les hagas comer delante de la cámara. Piensa en pequeño cuando se trata de trabajar en las reuniones de los empleados, como la celebración de cumpleaños, bodas, tener hijos y más a través de Slack y correos electrónicos de toda la empresa.

Eso deja espacio para que la gente se ponga en contacto con otros miembros del equipo en privado y forje conexiones reales. 

 

Conclusión: 

La incorporación es un proceso largo que le cuesta tiempo y energía, por lo que debe asegurarse de que le proporciona los resultados que desea. Reformule su estrategia y elabore listas de control para todos los pasos que desee dar, pero no se olvide del factor humano. 

Tus empleados tienen que adaptarse a la "nueva normalidad" y, sin duda, te encontrarás con algunos contratiempos y tendrás que ser rápido. Verás que hay muchas cosas que se trasladan bien al espacio digital y, con nuestra guía sobre las cosas que no se trasladan, crearás fácilmente una estrategia infalible para incorporar a los trabajadores remotos

 

Biografía del autor:

Petra Odak es Directora de Marketing de Mejores Propuestasuna herramienta de software de propuestas simple pero increíblemente poderosa que le ayuda a enviar propuestas comerciales de alta conversión basadas en la web en minutos. Es una entusiasta del marketing orientado a las soluciones con más de 5 años de experiencia en varios campos del marketing y la gestión de proyectos.

 

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