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Cómo el Big Data está cambiando la planificación y la industria de los eventos

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Cómo el Big Data está cambiando la planificación y la industria de los eventos

25 de octubre de 2019

Última actualización: 22 de junio de 2021 por James Ewen

Los macrodatos desempeñan un papel crucial en muchos sectores, y la gestión de eventos es uno de ellos. La gente de todo el mundo depende cada vez más de sus dispositivos inteligentes, y a los organizadores de eventos les resulta cada vez más fácil recopilar y utilizar los datos para atender más directamente las experiencias de los asistentes.

Los planificadores de eventos están aprovechando el big data para ofrecer eventos altamente personalizados y aumentar la participación de los asistentes. En este artículo, veremos algunas de las formas en las que puede utilizar el big data para ofrecer mejores experiencias en los eventos y conocer mejor las necesidades y expectativas de su público.

Pongamos todo en contexto antes de empezar.

 

¿Qué es el Big Data?

En general, el término "big data" se refiere al enorme volumen de datos que se recogen a diario. Los datos en sí no tienen por qué ser útiles por sí mismos. Lo que más interesa a los planificadores de eventos es la información, las tendencias y los patrones que revelan los datos.

Para los organizadores de eventos, el análisis de big data implica la recopilación de grandes cantidades de datos de sus asistentes, patrocinadores y público objetivo. Puede ser en forma de correos electrónicos, encuestas, tweets, fotos o geolocalización.

Los planificadores de eventos pueden utilizar el big data para organizar eventos centrados en los asistentes, aumentar la participación de los mismos en tiempo real y ofrecer mejores experiencias en los eventos.

La buena noticia es que implementar el análisis de datos en la planificación de su evento no tiene por qué ser complicado. Puedes trabajar con los conjuntos de datos que ya tienes a tu disposición y extraer de ellos valiosas perspectivas.

Si no está recopilando datos de su público objetivo o de los asistentes, el primer paso es identificar los puntos de datos clave que más le interesan. Por ejemplo, si organizas una conferencia de negocios, necesitarás saber desde dónde viajan los asistentes para poder ofrecerles los mejores consejos de alojamiento y desplazamiento al lugar del evento.

Ahora que ya sabe qué es el big data y por qué es importante para los organizadores de eventos, veamos cómo puede implementar el big data en su negocio de gestión de eventos.

 

4 formas en que el Big Data está impulsando la industria de los eventos

A continuación, analizamos algunas formas en que los big data pueden ayudar a los organizadores de eventos a planificarlos con éxito y de forma atractiva.

#1: Mejora de las promociones específicas

La promoción de su evento requiere una gran cantidad de recursos monetarios, por lo que debe asegurarse de que puede maximizar el alcance de su público de forma rentable. Si recopilas y analizas los datos de tus asistentes, podrás encontrar formas de conectar con ellos.

Por ejemplo, las encuestas a los asistentes pueden indicar que la mayoría de los encuestados se enteraron por primera vez de su evento a través de sus páginas en las redes sociales. Así que, en lugar de centrar el gasto de la empresa en estrategias de marketing offline, podría considerar gastar más en sus campañas en las redes sociales.

geolocalización {información sobre la posición geográfica de dispositivos como smartphones o tabletas} permite a los responsables de marketing de eventos conectar sus esfuerzos de marketing digital con el comportamiento de los posibles asistentes en el mundo real. Como resultado, los responsables de marketing de eventos pueden ofrecer una publicidad aún más personal a su público objetivo.

Para atraer a más asistentes, tiene que asegurarse de que se dirige al público adecuado; de lo contrario, podría experimentar un descenso en la asistencia al evento y en la participación del público. La analítica puede ayudarte a descubrir cuándo tu público objetivo utiliza activamente las redes sociales, cuál es la mejor forma de conectar con él y cómo debes elaborar tu mensaje para captar su atención.

Los big data pueden ayudarle a identificar a qué responden sus posibles asistentes, lo que puede utilizar para mejorar la planificación de su evento. Tener acceso a esta información no solo le ayudará a personalizar sus anuncios para atraer a más asistentes, sino que también será útil para ofrecer experiencias de eventos personalizadas a sus invitados.

 

#2: Obtención de información a partir de la analítica

Los análisis pueden ayudarle a averiguar los temas específicos que más interesan a su público, los ponentes invitados que quieren escuchar y las herramientas o la tecnología de presentación que les gustaría que implementara en sus eventos.

Al acceder a la información correcta, podrá descubrir los puntos débiles y lo que sus invitados esperan de sus eventos. Comience por recopilar datos de búsqueda en línea o por utilizar formularios de encuesta previos al evento para reunir esta información directamente de sus asistentes. Del mismo modo, puede buscar a través de sitios de medios sociales, sitios de la comunidad, así como esto se puede hacer uso de la inteligencia de localización de gran alcance y análisis para revelar las motivaciones de sus asistentes.

Los macrodatos pueden ayudarle a identificar los diferentes factores que afectan al comportamiento de la audiencia y a aprovecharlos en su beneficio. Podrá predecir las tendencias a meses (o incluso años) del futuro. El análisis predictivo le permite hacer conjeturas casi exactas y le permite ver qué temas existentes tienen potencial de crecimiento para que pueda saltar sobre ellos antes que su competencia.

Google Trends también es una herramienta excelente para descubrir qué buscan sus posibles asistentes. Al comparar los términos de búsqueda con los datos históricos, puedes predecir qué será popular en el futuro y cuándo deberías organizar un evento en torno a ello.

 

#3: Personalización de la experiencia de los asistentes

Los datos que recoja de sus asistentes le permitirán saber cómo puede mejorar la satisfacción de los mismos. Puede utilizar tecnologías como geolocalizaciónRFID, RV y balizas para ofrecer experiencias únicas en los eventos.

Por ejemplo, puede enviar información a los dispositivos cercanos mediante balizas, lo que permitirá a los asistentes centrarse únicamente en los stands que más les interesen. Esta es también una gran manera de ofrecer experiencias basadas en la localización a tus invitados.

Pepsi organizó una fiesta de baile en el SXSW, en la que los bailarines llevaban pulseras que medían su reacción a un estímulo. Las pulseras medían la temperatura corporal, el volumen de la música, el movimiento del cuerpo, así como la excitación fisiológica a través del sudor corporal. Esta información fue utilizada por el DJ del evento para averiguar qué música le gustaba más a la gente. Además, permitía al público controlar la iluminación, las máquinas de burbujas y las máquinas de humo.

 

#4: Formación de multitudes

Otra forma en la que el big data puede ayudarle a mejorar sus esfuerzos de planificación de eventos es permitiéndole gestionar mejor las densidades de las multitudes en el lugar de celebración, también conocido como crowd shaping. Es una forma eficaz de asegurarse de que los asistentes puedan disfrutar de sus eventos sin influir abiertamente en sus comportamientos.

Por ejemplo, si ves que hay una multitud de personas alrededor de las mesas de firma de libros, puedes decidir ampliar el tiempo asignado a esa actividad concreta en tiempo real. Si un orador invitado está a punto de subir al escenario, puedes enviar notificaciones para que los asistentes sepan que pueden obtener sus libros firmados después de la pausa para el almuerzo.

Además, puede utilizar los datos de eventos anteriores para mejorar los próximos. Por ejemplo, si los datos de un evento indican que a los asistentes les gustan los espacios abiertos para pasear durante los descansos, puede utilizar esta información para reservar futuros lugares con mucho espacio extra.

En su forma más simple, la geolocalización es capaz de dar información sobre la ubicación de una persona. Más allá de eso, puede ser utilizada por los organizadores de eventos para recopilar datos sobre la densidad de la multitud en los eventos. Esto les permite manipular el flujo de la multitud con mayor eficacia.

El crowdshaping y el big data se unen para ayudarle a identificar los problemas en su flujo de público y permitirle resolverlos haciendo los ajustes adecuados rápidamente. A largo plazo, esta información le permitirá tomar mejores decisiones de planificación de eventos (como abrir más líneas de registro) y optar por lugares que satisfagan las necesidades específicas de su público.

Los organizadores del evento C2 Montreal entregaron a sus asistentes insignias RFID que recogían su geolocalización. Esto permitió a los organizadores ver dónde se reunía la mayoría de los asistentes y qué lugares del evento recibían menos tráfico. Comprobaron que había más gente cerca de las mesas de comida, lo que les llevó a enviar más personal del servicio de comidas a esos lugares.

 

Conclusión:

Los datos que recopile sobre sus asistentes son un recurso valioso que puede ayudarle a mejorar las experiencias de sus eventos. Siempre puedes empezar con poco y utilizar los datos que tengas para conocer las necesidades y expectativas de tu público. Con el tiempo, se sentirá más cómodo recopilando y trabajando con big data.

Espresso de Eventos le permite recopilar, controlar y todos los datos que recojas de forma gratuita. Puedes exportar los datos de los asistentes a tu evento a formato Excel o CSV y utilizarlos como quieras.



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